Découvrez Universign : La solution numérique pour sécuriser vos documents

Face à l’explosion des échanges numériques et à la montée des fraudes électroniques, sécuriser ses documents est devenu un défi majeur. Universign s’impose aujourd’hui comme une solution incontournable pour signer et valider ses documents en ligne, tout en garantissant conformité et fiabilité. Qu’il s’agisse d’entreprises ambitieuses ou de particuliers souhaitant protéger leurs transactions, ce service répond à leurs besoins avec une simplicité déconcertante. Le numérique ne doit plus être un terrain de risques, mais un espace sécurisé, accessible et performant.

Comment Universign révolutionne la signature électronique sécurisée

Universign est bien plus qu’une simple plateforme de signature électronique : c’est un véritable Prestataire de Services de Confiance (PSCo) reconnu par le règlement européen eIDAS. Cela signifie que toutes les signatures apposées via cette solution bénéficient d’une valeur probante équivalente à une signature manuscrite.

La lutte contre l’usurpation d’identité et la falsification des documents électroniques est donc au cœur de son offre. Avec plus de 6 000 clients dans plus de 190 pays, et des références prestigieuses comme AXA, SFR, la Commission européenne ou encore le Conseil d’État, Universign impose un standard de sécurité et fiabilité.

Pour utiliser Universign, aucun matériel spécifique n’est requis : un simple accès internet, que ce soit depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette, suffit. La plateforme en ligne ne nécessite ni installation de logiciel ni périphériques complémentaires comme des lecteurs de cartes ou des clés USB. Une simplicité qui séduit de nombreux professionnels tatoués par la digitalisation.

Voici comment fonctionne concrètement la signature électronique avec Universign :

• 🔹 Chargez le document PDF à faire signer sur la plateforme.
• 🔹 Indiquez les signataires en précisant la zone de signature dans le document.
• 🔹 Envoyez les invitations par e-mail à tous les signataires.
• 🔹 Chaque signataire accède au document via un lien sécurisé où il doit cocher une case pour confirmer avoir pris connaissance du contenu.
• 🔹 Un code d’authentification par SMS est envoyé pour valider l’identité du signataire, garantissant ainsi l’authenticité.
• 🔹 Une fois signé, le document revient automatiquement au destinataire et reste accessible sur leur espace client.

Cette méthode dématérialisée facilite l’obtention des signatures, même lorsque les parties se trouvent à l’autre bout du monde, éliminant les délais liés à l’envoi postal traditionnel. Pour preuve, Universign comptabilise chaque année plus de 20 millions de signatures électroniques, un indicateur fort de son adoption massive.

Universign : un panel d’usages adaptés à tous les secteurs d’activité

Universign ne se limite pas à un type d’entreprise ou de document. Sa polyvalence séduit plusieurs secteurs, de l’assurance à la banque, en passant par l’immobilier ou l’industrie. Parce que la sécurisation rapide et fiable des documents est un enjeu transversal, cette solution répond aux besoins des équipes commerciales, ressources humaines, services marketing ou encore achats, finance.

Les documents qui peuvent être validés électroniquement sur Universign sont nombreux, parmi lesquels :

• 📝 Bons de commande ou devis.
• 🏠 Contrats de location (voiture, logement, etc.).
• 🤝 Contrats commerciaux ou de partenariat.
• 📄 Bulletins d’adhésion et procès-verbaux d’assemblées générales.
• 🔒 Accords de confidentialité.
• 📑 Contrats de vente ou de travail.
• 📦 Bons de livraison.

Intégrer Universign dans les flux de travail du quotidien, c’est aussi s’assurer une meilleure efficacité et un gain de temps notable, en éliminant les processus traditionnels qui ralentissent la signature de documents. Par exemple, l’équipe RH peut gérer les contrats de travail à distance sans aucune contrainte géographique, tandis que le service marketing sécurise les contrats de partenariats avec des influenceurs et créateurs de contenu UGC — un point essentiel pour celles qui souhaitent valoriser leur activité avec authenticité et professionnalisme.

Les avantages pratiques et financiers de la dématérialisation avec Universign

La digitalisation des signatures n’apporte pas seulement un gain de temps. Elle offre une palette d’avantages pratiques et financiers essentiels à maîtriser pour les freelances, créatrices UGC, PME et grandes structures soucieuses d’efficacité.

Parmi les bénéfices les plus notables, on retrouve :

• 💸 Une réduction significative des coûts liés à l’impression et à l’acheminement des documents papier.
• 🗄️ Un archivage sécurisé et conforme, qui facilite la traçabilité sur le long terme.
• 🔒 Une sécurité renforcée grâce aux techniques d’empreinte numérique, cachet et horodatage qualifié, difficiles à falsifier.
• 🌍 Une flexibilité accrue avec la possibilité de faire signer des contrats partout, même à l’autre bout du monde, sans déplacement ni retard postal.
• 📊 Un suivi en temps réel pour ne jamais perdre le contrôle sur le processus de signature.

Universign permet également une gestion simplifiée des équipes avec un accès multi-utilisateurs, ce qui est idéal pour les petites structures comme pour les grandes entreprises. Le service client et l’assistance technique jouent un rôle décisif pour rassurer les utilisateurs lors de leur passage au numérique.

Ce modèle tarifaire accessible est essentiel pour les créateurs de contenus qui veulent intégrer la signature électronique à leur activité sans gonfler les coûts. Pour maximiser l’expérience numérique, n’oublie pas de vérifier d’autres outils complémentaires comme CrunchyScan pour analyser tes données, ou Sejda pour la gestion efficace de tes PDF.

Comment Universign se positionne face aux autres solutions de signature électronique

Le marché regorge d’options pour la signature numérique, comme DocuSign, SignEasy, HelloSign, Adobe Sign, Klex, Yousign, DocuCert, eSignLive ou Signaturit. Pourtant, Universign tire son épingle du jeu grâce à sa conformité eIDAS et à sa simplicité d’utilisation 100% en ligne.

Un point fort indéniable est la diversité des niveaux de signature proposés :

• ✍️ Signature simple : rapide et facile, adaptée aux transactions du quotidien.
• 🔐 Signature avancée : augmente la valeur juridique via des mécanismes d’authentification renforcée.
• 🛡️ Signature qualifiée : délivrée avec un certificat qualifié garantissant l’identité numérique à un plus haut niveau, notamment avec vérification d’identité à distance et preuve de vie.

Ce choix donne à chaque utilisateur la liberté de sélectionner la solution la plus adaptée à ses besoins, que ce soit pour des documents courants ou particulièrement sensibles. C’est un point souvent souligné par des cabinets d’avocats ou des structures de conseil qui adoptent Universign comme référence, notamment grâce à la force probante très élevée du certificat qualifié.

Les créatrices souhaitant proposer une prestation complète peuvent donc facilement accompagner leurs clients dans le choix adapté d’Universign ou d’une autre solution, en fonction de leurs attentes, par exemple pour des offres UGC qui nécessitent une contractualisation rapide et sécurisée.

Les bonnes pratiques pour bien démarrer avec Universign et sécuriser tes documents

Se lancer avec Universign, c’est épurer ses process et mettre en place une sécurité renforcée, parfois méconnue.

Voici quelques conseils pratiques pour démarrer en toute confiance :

• 🛠️ Teste la solution en version gratuite pour comprendre le parcours de signature et ses possibilités.
• 🧾 Prépare des documents en PDF ou Word bien formatés, c’est la clé pour une expérience fluide.
• 🔑 Opte pour le niveau de signature adapté à tes besoins : simple pour des contrats basiques, avancée ou qualifiée pour des dossiers sensibles.
• 📲 Incite tes signataires à vérifier le SMS d’authentification, une étape clé pour éviter les fraudes.
• 🗃️ Archive systématiquement tous les documents signés sur la plateforme et en local, en doublon.
• ⚡ Intègre, si possible, le bouton « signer » à ton site ou tes plateformes pour fluidifier la contractualisation.

Universign est aussi compatible avec des plateformes complémentaires pour la gestion documentaire. N’hésite pas à explorer des outils comme Educartable pour l’éducation innovante, ou des ressources pour protéger son identité en ligne (protéger son identité numérique), qui deviennent des alliés essentiels dans un environnement digital complexe.

FAQ sur Universign et la signature électronique sécurisée

• 🌟 Qu’est-ce que la signature électronique qualifiée d’Universign ?
  
  C’est la solution la plus sûre, conforme au règlement eIDAS, qui utilise un certificat qualifié pour garantir l’identité numérique du signataire avec une authentification renforcée.
• 📱 Ai-je besoin d’installer un logiciel pour utiliser Universign ?
  
  Non, tout se passe en ligne, accessible via navigateur sur ordinateur, smartphone ou tablette, sans installation nécessaire.
• ⏰ Combien de temps prend la signature d’un document ?
  
  Le processus peut être très rapide, parfois quelques minutes, dépendant de la réactivité des signataires et de leur accès au code SMS.
• 🔍 Puis-je suivre l’avancement de mes signatures ?
  
  Oui, un tableau de bord permet de voir en temps réel qui a signé, qui est en attente, et de relancer si besoin.
• 💡 Est-ce que Universign est adapté aux créatrices UGC ?
  
  Absolument, c’est un excellent outil pour sécuriser contrats, partenariats et clarifier les relations avec les clients, tout en gagnant en professionnalisme.

Léna

Je suis Léna, créatrice de contenu UGC passionnée par l’art de raconter des histoires à travers des vidéos et des images. J’aide les marques à établir une connexion authentique avec leur audience en mettant en valeur leurs produits de manière esthétique et engageante.